Procedura whistleblowing

1. Premessa

La presente Procedura si applica a VERNICI CALDART S.r.l. e ha lo scopo di disciplinare il processo di ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni (cd. Whistleblowing) su informazioni, adeguatamente circostanziate, di cui il segnalante è venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo in merito a violazioni, da parte del Personale e/o di Terzi, di normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di VERNICI CALDART S.r.l. o violazioni del sistema di regole e procedure vigenti.

Detta Procedura viene applicata in attuazione del D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24 (di seguito anche “Decreto” o “D.Lgs. 24/2023), che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea.

La predetta normativa prevede, in sintesi:

• l’istituzione di canali di segnalazione interni all’azienda che garantiscano la tutela della riservatezza, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia;

• l’individuazione di una struttura autonoma, interna o esterna all’azienda, che si occupi della gestione del canale di segnalazione interno;

• l’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e/o menzionata nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;

• misure di protezione a tutela del segnalante nonché dei facilitatori, delle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, legate al medesimo da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, dei colleghi e dei soggetti giuridici collegati al segnalante;

• la facoltà di sporgere denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile, la possibilità (qualora ricorra una delle condizioni previste all’art. 6, comma 1, del D.Lgs. 24/2023) di effettuare segnalazioni esterne tramite il canale gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito ANAC), nonché di effettuare divulgazioni pubbliche (al ricorrere di una delle condizioni previste all’art. 15, comma 1, del D.Lgs. 24/2023), tramite la stampa o mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;

• provvedimenti disciplinari nonché sanzioni amministrative pecuniarie irrogate dall’ANAC nei confronti di chi viola le norme sulla gestione delle segnalazioni e nei confronti del segnalante qualora sia accertata la sua responsabilità civile, a titolo di dolo o colpa grave per diffamazione o calunnia.

2. Soggetti legittimati a segnalare

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo di VERNICI CALDART S.r.l. in qualità di:

• vertici aziendali e componenti degli organi sociali, anche qualora esercitino tali funzioni in via di mero fatto;

• dipendenti;

• clienti, partner, fornitori (anche in regime di appalto/subappalto);

• lavoratori autonomi o titolari di rapporti di collaborazione;

• liberi professionisti, consulenti;

• volontari e tirocinanti (retribuiti o non retribuiti)

• chiunque sia legittimo portatore di un interesse nei confronti dell’attività aziendale;

che sono in possesso di informazioni su violazioni, riferibili al Personale di VERNICI CALDART S.r.l. e/o a Terzi.

Quanto previsto nella presente procedura si applica anche alle segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate.

3. Segnalazioni escluse dalla Procedura

Sono escluse dalla presente Procedura le segnalazioni inerenti a:

• incidenti di security che riguardano le risorse umane, le risorse materiali e quelle immateriali (quali, ad esempio, malfunzionamenti di software, guasti alla rete aziendale, smarrimento o distruzione accidentale di documenti, incidenti di sicurezza ICT, furti);

• reclami commerciali, per i quali si rimanda agli opportuni canali di contatto previsti;

• richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali nei confronti di VERNICI CALDART S.r.l. ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) nonché del D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 e successive modifiche e integrazioni;

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, che attengono esclusivamente alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate, salvo che siano collegate o riferibili alla violazione di norme o di regole/procedure interne;

• violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea;

• violazioni disciplinate in via obbligatoria da atti dell’Unione Europea o nazionali, come indicati nell’art. 1, co.2, lett. b) del D.Lgs. 24/2023 (in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente);

• fatti o circostanze rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali o dell’Unione Europea in materia di informazioni classificate, segreto forense o medico e di segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, ovvero rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali in materia di procedura penale, di autonomia e indipendenza della magistratura, delle disposizioni sulle funzioni e attribuzioni del Consiglio Superiore della Magistratura, in materia di difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica, nonché in materia di esercizio e tutela del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati.

Le segnalazioni rientranti nelle predette tipologie non saranno trattate ai sensi della presente Procedura e verranno inoltrate alle competenti strutture aziendali.

4. Gestione del processo

Il canale di segnalazione interno è gestito dall’Ufficio Segnalazioni, ovvero da un ufficio autonomo composto da personale specificamente formato, interno e/o esterno all’azienda.

5. Trasmissione della segnalazione

Il Personale di VERNICI CALDART S.r.l. e/o Terzi che vengono a conoscenza di informazioni su violazioni riferibili al Personale di VERNICI CALDART S.r.l. e/o a Terzi, commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse, sono tenuti ad effettuare una segnalazione secondo le modalità di seguito indicate. La Società ha attivato, in conformità a quanto indicato dal Decreto Whistleblowing, un apposito canale di segnalazione interna che, tramite specifica piattaforma, consente l’invio in modalità informatica di segnalazioni in forma scritta e garantisce - anche tramite strumenti di crittografia - la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La piattaforma è accessibile tramite il sito web www.vernicicaldart.it. E’ consentito effettuare segnalazioni whistleblowing anonime.

Al riguardo, si precisa che la piattaforma consente la possibilità per il segnalante di restare in contatto con l’Ufficio durante la gestione della segnalazione anonima, potendo fornire chiarimenti e/o integrazioni documentali attraverso un sistema di messaggistica che ne garantisce l’anonimato. Nondimeno, occorre tenere conto che l’invio di una segnalazione whistleblowing anonima potrebbe rendere più difficoltoso l’accertamento della condotta segnalata e le interlocuzioni tra l’Ufficio e il segnalante e quindi inficiare l’utilità della segnalazione stessa.

Il segnalante può inoltre chiedere di effettuare una segnalazione in forma orale mediante un incontro diretto con l’Ufficio Segnalazioni, esplicitando tale necessità, per iscritto, tramite il portale dedicato alle segnalazioni.

Previo consenso del segnalante, il colloquio è documentato tramite registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure tramite verbale, che il segnalante può verificare, rettificare e confermare mediante sottoscrizione.

La segnalazione presentata ad un soggetto diverso da quelli indicati nella presente Procedura viene trasmessa all’Ufficio Segnalazioni in originale, completa di eventuale documentazione di supporto, entro sette giorni dal suo ricevimento per la successiva analisi preliminare. Il ricevente non può trattenerne copia né intraprendere qualsiasi iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento. La mancata comunicazione di una segnalazione ricevuta costituisce una violazione della Procedura e potrà comportare l’adozione delle opportune iniziative, anche di carattere disciplinare.

6. Verifica preliminare della segnalazione

Al ricevimento della segnalazione, l’Ufficio Segnalazioni:

a. rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;

b. svolge un’analisi preliminare dei contenuti della segnalazione, se ritenuto opportuno anche con il supporto di consulenti esterni specializzati, al fine di valutarne la rilevanza in relazione all’ambito di applicazione del Decreto Whistleblowing e, in generale, della Procedura;

c. archivia la segnalazione qualora ritenga che non sia ammissibile in forza di quanto previsto dal Decreto Whistleblowing e dalla presente Procedura, come ad esempio:

- manifesta infondatezza per assenza di elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate;

- accertato contenuto generico della segnalazione di illecito, tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente, tale da non far comprendere il contenuto stesso della segnalazione;

- produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite.

In tal caso, l’Ufficio, ai sensi di quanto previsto dal Decreto Whistleblowing, dovrà avere cura di motivare per iscritto al segnalante le ragioni dell’archiviazione;

d. prende in carico la gestione della segnalazione.

7. Gestione della segnalazione interna

La gestione della segnalazione avviene nel rispetto delle disposizioni di cui alla presente Procedura. Nel gestire la segnalazione, l’Ufficio Segnalazioni svolge le seguenti attività:

a. mantiene le interlocuzioni con il segnalante e – se necessario – richiede a quest’ultimo integrazioni; a tal fine, la piattaforma consente lo scambio di informazioni e/o documenti;

b. fornisce diligente seguito alle segnalazioni ricevute;

c. fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine dei sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

L’Ufficio ha facoltà di richiedere il supporto di funzioni interne o consulenti esterni specializzati, nel rispetto dei requisiti di riservatezza previsti dal Decreto Whistleblowing e dalla presente Procedura, oltre alla facoltà di richiedere chiarimenti e/o integrazioni alla persona coinvolta durante lo svolgimento delle attività di gestione della segnalazione.

È fatta salva, inoltre, la possibilità per il segnalante di fornire ulteriori informazioni nel caso in cui il fatto oggetto di segnalazione sia proseguito, interrotto o addirittura aggravato.

Le segnalazioni, unitamente alla relativa documentazione, sono conservate tramite la piattaforma per il tempo necessario al trattamento delle stesse e, comunque, non oltre cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale del processo di gestione della segnalazione.

7. Attività di indagine interna

Al fine di valutare una segnalazione, l’Ufficio Segnalazioni può svolgere le opportune e necessarie indagini interne sia direttamente sia incaricando un soggetto interno o esterno alla Società, fermo restando l’obbligo di riservatezza.

I membri dell’Ufficio interagiscono scambiandosi informazioni e/o documenti tramite la piattaforma, la quale consente la creazione di un dossier per ciascun caso, nel quale sono archiviate le informazioni e la documentazione inerente a ciascuna segnalazione.

8. Chiusura della segnalazione

I risultati raccolti durante le indagini interne vengono analizzati per comprendere il contesto della segnalazione, per stabilire se si sia effettivamente verificata una violazione rilevante ai sensi della presente Procedura e/o del Decreto Whistleblowing, nonché per identificare misure disciplinari, misure idonee a rimediare alla situazione che si sia determinata e/o a evitare che una simile situazione possa ripetersi in futuro.

Qualora sia stata accertata la commissione di una violazione, l’Ufficio potrà:

1. procedere all’instaurazione di un procedimento sanzionatorio nei confronti della persona coinvolta, nel rispetto della normativa e della contrattazione collettiva eventualmente applicabile;

2. valutare, anche congiuntamente alle altre funzioni aziendali competenti, l’opportunità di avviare un procedimento disciplinare nei confronti del segnalante, nel caso di segnalazioni per le quali siano accertate la malafede e/o l’intento meramente diffamatorio, confermati anche dall’infondatezza della stessa segnalazione;

3. concordare con la funzione aziendale interessata dalla violazione, un eventuale action plan necessario per la rimozione delle debolezze di controllo rilevate, garantendo altresì il monitoraggio della sua attuazione.

9. Conservazione e archiviazione della documentazione

Le informazioni ed ogni altro dato personale acquisiti sono trattati, anche nel contesto del portale, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D.Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli artt. 5, par. 1, lett. e) e degli artt. 5 par. 1 lett. c) e art. 25 del GDPR e art. 3, co. 1, lett. e) del Decreto Legislativo n. 51 del 2018.

I dati personali che appaiono manifestamente inutili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle attività conseguenti, l’Ufficio Segnalazioni cura la predisposizione e l’aggiornamento di tutte le informazioni riguardanti le segnalazioni ed assicura - avvalendosi del Portale e delle sue funzionalità – l’archiviazione di tutta la correlata documentazione di supporto per il tempo strettamente necessario alla loro definizione e comunque per non più di 5 anni, decorrenti dalla data di comunicazione dell’esito finale della segnalazione.

Gli originali delle segnalazioni pervenute in forma cartacea sono conservati in apposito ambiente protetto.

10. Garanzie e tutele

10.1 Tutela dell’identità del segnalante

Il personale di VERNICI CALDART S.r.l. coinvolto nella gestione delle segnalazioni è tenuto a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante.

Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa, a persone diverse da quelle coinvolte nella gestione del canale di segnalazione ai sensi della presente Procedura.

La riservatezza è garantita anche a chi effettua la segnalazione prima dell’inizio o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro, ovvero nel periodo di prova, qualora dette informazioni siano state acquisite nell’ambito del contesto lavorativo oppure nella fase selettiva o precontrattuale.

È altresì garantita la riservatezza sull’identità delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione, con le medesime garanzie previste per il segnalante.

In ogni caso, la tutela dell’identità del segnalante viene meno nei casi in cui l’autorità giudiziaria abbia accertato, in sede penale, una responsabilità per i reati di calunnia, diffamazione o altri reati commessi attraverso la segnalazione, ovvero una responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo e colpa grave, nonché nelle altre ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo).

Nell’ambito del procedimento disciplinare, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione è utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità.

La divulgazione dell’identità della persona segnalante e di qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione, dalla cui rivelazione si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità del segnalante, è ammessa solo qualora ciò rappresenti un obbligo necessario e proporzionato imposto dalla legge, nel contesto di indagini da parte delle autorità nazionali o di procedimenti giudiziari, anche al fine di salvaguardare il diritto alla difesa della persona coinvolta. In tali ipotesi, è dato avviso al segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

La violazione dell’obbligo di riservatezza, fatte salve le eccezioni di cui sopra, può comportare l’irrogazione di sanzioni amministrative pecuniarie da parte di ANAC nonché l’adozione di misure sanzionatorie e disciplinari da parte della società.

10.2. Misure di protezione

Nei confronti di chi effettua una segnalazione è vietato il compimento di atti ritorsivi, intesi come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, che provoca o può provocare al segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Le misure di protezione si applicano nei limiti e alle condizioni previste dal capo III del D.Lgs. 24/2023 e sono estese anche a:

• i facilitatori, ovvero i soggetti che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo;

• le persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, i colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con esso un rapporto abituale e corrente;

• gli enti di proprietà del segnalante o per i quali lo stesso lavora nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

Gli atti ritorsivi eventualmente assunti in ragione della segnalazione sono nulli e le persone che sono state licenziate a causa della segnalazione hanno diritto a essere reintegrate nel posto di lavoro in attuazione della disciplina applicabile al lavoratore.

Chi ritiene di aver subito una ritorsione in ragione della segnalazione può comunicarlo all’ANAC che, a sua volta, informa l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, per i provvedimenti di rispettiva competenza.

Tale disciplina non si applica alle segnalazioni anonime – essendo preordinata a tutelare il segnalante dal rischio di ritorsioni. Tuttavia, essa può trovare applicazione qualora, a seguito di una segnalazione anonima, venga svelato il nome del segnalante, che potrà pertanto avvalersi della tutela prevista dal Decreto.

10.3 Tutela del segnalato e responsabilità del segnalante

La presente Procedura prevede altresì la tutela del segnalato da eventuali abusi degli strumenti di segnalazione messi a disposizione da VERNICI CALDART S.r.l. (segnalazioni infondate inviate con dolo o con colpa grave).

VERNICI CALDART S.r.l. assicura la riservatezza dell’identità del segnalato per tutta la durata del procedimento di gestione della segnalazione e lo tutela da azioni disciplinari ingiustificate, molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili, basate sulla mera presenza di una segnalazione.

Le tutele indicate al paragrafo 10.2 non costituiscono una forma di impunità del segnalante.

VERNICI CALDART S.r.l. scoraggia qualsiasi forma di abuso della presente Procedura e l’utilizzo delle segnalazioni a fini diversi da quelli ivi descritti, impegnandosi ad adottare, ai sensi dell’art. 16, comma 3, D.Lgs. 24/2023, adeguate misure sanzionatorie e disciplinari nei confronti di chiunque effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate, manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti.

Le suddette tutele non sono garantite quando è accertata la responsabilità penale del segnalante nell’ipotesi di segnalazione effettuata in malafede o con colpa grave, ovvero la responsabilità civile per eventuali danni causati dalle citate condotte illecite.

Nei casi di accertamento delle citate responsabilità, VERNICI CALDART S.r.l. provvederà ad irrogare una sanzione disciplinare al soggetto segnalante e denunciante.

10.4 Trattamento dei dati personali

Ogni trattamento di dati personali, compresa la comunicazione tra e alle autorità competenti, trattati nell’ambito della presente Procedura, verrà effettuato, secondo l’art. 13 del D. Lgs. 24/2023, a norma del GDPR e del D. Lgs. 30 giugno 2003 e s.m.i., come da apposita informativa privacy di VERNICI CALDART S.r.l. cui si rimanda.

11. Misure sanzionatorie e disciplinari

A conclusione dell’indagine ed in relazione alle diverse categorie di soggetti, qualora accerti responsabilità derivanti dalla violazione della presente Procedura, VERNICI CALDART S.r.l. attiva le seguenti misure sanzionatorie e disciplinari:

• applicazione del Sistema Disciplinare e Sanzionatorio per i Dipendenti e per gli Organi Sociali;

• recesso dai rapporti in essere per i fornitori / consulenti;

• revisione dello status di qualifica per i fornitori / consulenti.

12. Segnalazioni esterne e divulgazioni pubbliche

Il D.Lgs. 24/2023 prevede la possibilità, al ricorrere di determinate condizioni, di effettuare segnalazioni esterne tramite il canale gestito dall’ANAC, nonché di effettuare divulgazioni pubbliche tramite la stampa o mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

La segnalazione esterna può essere effettuata quando:

• il canale interno, pur essendo obbligatorio, non è attivo o non è conforme a quanto prescritto dalla legge;

• il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito entro i termini previsti dalla normativa;

• il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse la segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;

• il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

È onere del segnalante valutare la sussistenza di una delle situazioni elencate sopra prima di procedere con l’effettuazione di una segnalazione esterna.

Le segnalazioni esterne sono effettuate dal segnalante direttamente all’ANAC mediante gli appositi canali messi a disposizione dall’Autorità sul sito istituzionale raggiungibile al seguente link: www.anticorruzione.it.

Il segnalante ha la facoltà di rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni rilevanti ai sensi della presente Procedura, tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, a condizione che:

• abbia previamente effettuato, senza esito, una segnalazione interna o esterna;

• abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

• abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso.